Leistungen

Beratung, die Unternehmen voranbringt

Von KI-Automatisierung bis Prozessoptimierung – wir unterstützen dich dort, wo du den größten Hebel brauchst.

Kernleistung

KI-Automatisierung

Der intelligente Einsatz von KI transformiert repetitive Arbeit in automatisierte Prozesse – schneller, fehlerfreier und skalierbar. Das ist unser Fachgebiet.

Chatbot-Integration

Moderne KI-Chatbots beantworten Kundenanfragen rund um die Uhr, qualifizieren Leads und entlasten dein Support-Team von Standardfragen – ohne Qualitätsverlust. Anders als die starren Klick-Bots vergangener Jahre verstehen heutige KI-Assistenten natürliche Sprache, greifen auf deine Wissensdatenbank zu und formulieren Antworten im Ton deines Unternehmens. Wir übernehmen den kompletten Aufbau: Anbindung an Website, CRM und Ticketsystem, Training auf deine Inhalte, DSGVO-konformes Hosting und klare Eskalationsregeln, damit komplexe Fälle nahtlos bei deinem Team landen.

Kundenservice-Automatisierung

Ein KI-Assistent, der die häufigsten Anfragen deiner Kunden versteht und sofort beantwortet.

  • FAQs automatisch beantworten
  • Bestellstatus abfragen
  • Termine buchen und verwalten
  • Eskalation an menschliche Agenten

Lead-Qualifizierung

Potenzielle Kunden werden automatisch befragt, qualifiziert und an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet.

  • Webseitenbesucher aktiv ansprechen
  • Budget und Timeline erfassen
  • Qualifizierte Leads direkt in CRM übertragen

Dokumentenverarbeitung

KI liest und versteht Dokumente wie ein Mensch – nur schneller und fehlerfreier. Verabschiede dich von manuellem Dateneingeben und Dokumentensortieren. Ob eingescannte Rechnung, PDF-Vertrag oder handschriftlich ausgefülltes Formular: Moderne Dokumenten-KI extrahiert die relevanten Daten unabhängig vom Layout, prüft sie auf Plausibilität und übergibt sie strukturiert an dein ERP-, DMS- oder Buchhaltungssystem. Wir analysieren deine Dokumentenströme, wählen die passende Technologie aus und bauen die Verarbeitung so auf, dass dein Team nur noch die Ausnahmefälle prüft – nicht mehr jeden Beleg.

Rechnungsverarbeitung

Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, Daten extrahiert und in dein ERP-System übertragen.

  • PDF-Rechnungen automatisch auslesen
  • Buchungssätze vorschlagen
  • Freigabe-Workflows auslösen
  • Archivierung und Kategorisierung

Vertragsanalyse

KI liest Verträge und markiert relevante Klauseln, Fristen und Risiken – in Minuten statt Stunden.

  • Laufzeiten und Kündigungsfristen erfassen
  • Risikobewertung vornehmen
  • Vergleich mit Vertragsvorlagen

E-Mail-Automatisierung

Dein Posteingang wird zur automatisierten Pipeline. KI erkennt die Absicht hinter jeder E-Mail, beantwortet Standardanfragen selbst und leitet komplexe Fälle an die richtigen Personen weiter. Das Ergebnis: Reaktionszeiten sinken von Stunden auf Minuten, nichts bleibt liegen, und dein Team arbeitet nur noch an den E-Mails, die tatsächlich menschliches Urteilsvermögen brauchen. Wir integrieren die Automatisierung direkt in deine bestehende Umgebung – Outlook, Gmail oder Ticketsystem – und definieren gemeinsam, welche Antworten automatisch rausgehen dürfen und welche zur Freigabe vorgelegt werden.

Posteingangs-Triage

Automatisches Kategorisieren, Priorisieren und Zuweisen von eingehenden E-Mails.

  • Supportanfragen vs. Vertriebsanfragen trennen
  • Dringlichkeit erkennen und markieren
  • Automatische Weiterleitung an Zuständige

Intelligente Autoantworten

KI verfasst personalisierte Antworten auf Basis des E-Mail-Inhalts und deiner Wissensdatenbank.

  • Bestellbestätigungen und Statusupdates
  • Buchungsbestätigungen
  • Standardanfragen zu Produkten oder Preisen

Datenanalyse & Reporting

Statt stundenlanger manueller Auswertungen: KI aggregiert deine Daten aus verschiedenen Quellen, erkennt Muster und liefert dir täglich fertige Reports – ohne dass jemand eine Zeile Excel anfassen muss. Verkaufszahlen aus dem CRM, Kosten aus dem ERP, Kampagnendaten aus dem Marketing: Wir führen die Quellen zusammen, definieren mit dir die Kennzahlen, die wirklich steuerungsrelevant sind, und automatisieren die komplette Berichtserstellung. Abweichungen erkennt das System selbst und meldet sie, bevor sie zum Problem werden – so triffst du Entscheidungen auf Basis aktueller Zahlen statt veralteter Monatsberichte.

Automatisiertes Reporting

Tägliche, wöchentliche oder monatliche Reports werden automatisch erstellt und verteilt.

  • Verkaufsberichte aus CRM-Daten
  • Ops-Dashboards für Führungsebene
  • Abweichungsanalysen und Alerts

Daten-Integration

Verschiedene Datensysteme werden verbunden, damit keine Silos entstehen und alle Zahlen stimmen.

  • CRM + ERP + Analytics zusammenführen
  • Echtzeit-Dashboards aufbauen
  • Datenkonsistenz sicherstellen

Workflow-Orchestrierung

Die Königsdisziplin der Automatisierung: Verschiedene Systeme und KI-Modelle arbeiten in einem koordinierten Workflow zusammen, der komplexe Geschäftsprozesse Ende-zu-Ende abbildet. Vom Eingang einer Bestellung über Bonitätsprüfung, Lagerabgleich und Versandavisierung bis zur Rechnungsstellung – jeder Schritt läuft automatisch, mit klaren Regeln, Ausnahmebehandlung und vollständiger Nachvollziehbarkeit. Wir setzen dabei auf etablierte Orchestrierungs-Werkzeuge wie n8n oder Make in Kombination mit KI-Modellen, wo Kontextverständnis gefragt ist – und bauen so Workflows, die auch bei wachsendem Volumen stabil bleiben.

End-to-End-Prozessautomatisierung

Vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnungsstellung – ein durchgängiger Workflow ohne manuelle Eingriffe.

  • Onboarding-Prozesse automatisieren
  • Bestellprozesse durchgängig steuern
  • Genehmigungsworkflows digitalisieren

System-Integration

Wir verbinden deine bestehenden Softwarelösungen mit KI-Fähigkeiten – ohne alles von Grund auf neu zu bauen.

  • CRM, ERP und Kommunikationstools verknüpfen
  • Bestehende Softwareinvestitionen erhalten
  • Schrittweise Modernisierung ohne Big-Bang
Weitere Leistungen

Mehr als Automatisierung

Ganzheitliche Beratung: Wir helfen dir auch bei Themen, die über KI hinausgehen.

Vorgehen

Wie läuft eine KI-Beratung bei Proxavio ab?

Von der Potenzialanalyse bis zum laufenden KI-System – vier klare Schritte, keine Blackbox, volle Transparenz.

Ahmed Tarik Algümüs präsentiert KI-Workflow und Automatisierungslösung
01

Analyse

Wir verstehen deine Prozesse, identifizieren Automatisierungspotenziale und priorisieren nach maximalem Wirkungsgrad.

02

Strategie

Gemeinsam entwickeln wir einen konkreten Fahrplan: Welche Tools, welche KI-Modelle, welcher Zeitplan.

03

Umsetzung

Wir implementieren die Lösung, schulen dein Team und stellen sicher, dass alles reibungslos läuft.

04

Optimierung

Nach dem Go-live überwachen, messen und verfeinern wir – damit die Automatisierung immer besser wird.

FAQ

Häufige Fragen

Antworten auf die Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden.

Die Kosten variieren stark je nach Komplexität, Umfang und den benötigten Systemen. Einfachere Automatisierungen (z. B. E-Mail-Triage) starten oft im niedrigen vierstelligen Bereich, während komplexe End-to-End-Lösungen entsprechend mehr investieren. Wir erstellen dir nach dem kostenlosen Erstgespräch ein transparentes Angebot – ohne versteckte Kosten.

Datenschutz ist kein Nachgedanke, sondern von Anfang an Teil der Lösung. Alle Projekte werden DSGVO-konform konzipiert. Wir klären mit dir, welche Daten wie verarbeitet werden, ob On-Premise, in der Cloud oder in einer Hybrid-Architektur. Auf Wunsch setzen wir ausschließlich europäische Server und Anbieter ein.

Ein erster, produktiver Prototyp ist bei uns meist in 2–4 Wochen lauffähig. Die vollständige Lösung inkl. Tests, Schulung und Go-live dauert je nach Projekt 4–12 Wochen. Wir arbeiten iterativ – du siehst früh erste Ergebnisse, keine monatelange Blackbox.

Nein. Wir integrieren Lösungen in deine bestehende Softwarelandschaft. Ob CRM, ERP, E-Mail-System oder eigene Tools – wir verbinden, was bereits funktioniert, mit neuen Fähigkeiten. Ein Kompletttausch ist in den seltensten Fällen nötig oder sinnvoll.

Nein – und wir werden dir das auch sagen, wenn es nicht passt. Manchmal ist ein schlanker, gut dokumentierter Prozess die bessere Lösung als ein KI-System. Manchmal genügt ein einfaches Automatisierungstool ohne Machine Learning. Wir schauen zunächst auf dein Problem, dann auf die passende Lösung – nicht andersherum.

Jede Automatisierung wird so gebaut, dass sie menschliche Kontrolle dort einschließt, wo sie wichtig ist. Kritische Entscheidungen bleiben beim Menschen – die KI übernimmt die Routinearbeit. Wir implementieren Monitoring, Alerts und einfache Korrekturmechanismen, damit du stets die Kontrolle behältst.

Nein. Wir übernehmen die gesamte technische Umsetzung. Nach dem Projekt erhältst du eine verständliche Dokumentation und wir schulen dein Team so, dass es die Lösung eigenständig nutzen und anpassen kann – ohne Programmierkenntnisse.

Ja. Unser Kernfokus liegt auf KI-Automatisierung, aber wir unterstützen auch bei klassischeren Themen: Prozessoptimierung, Digitalisierungsstrategie, Tool-Auswahl, Reporting-Strukturen. Wenn ein Unternehmen eine klare Schwachstelle hat, die sich nicht durch Automatisierung löst, helfen wir trotzdem – oder vermitteln ehrlich weiter.

Branchenübergreifend – von E-Commerce über Dienstleister bis zur Industrie. Auch ein 10-Personen-Unternehmen kann von gezielter Automatisierung profitieren. Entscheidend ist nicht die Größe, sondern ob es Prozesse gibt, die sich wiederholen. Das finden wir im kostenlosen Erstgespräch heraus.

Wir lassen dich nicht allein. Je nach gewähltem Modell bieten wir laufende Wartung, monatliche Optimierungsgespräche oder reaktiven Support an. Unsere Lösungen sind dokumentiert und so gebaut, dass dein Team sie selbst weiterentwickeln kann – oder wir das gemeinsam mit dir tun.

Bereit, den ersten Schritt zu gehen?

Wir zeigen dir in einem kostenlosen Erstgespräch, wo der größte Hebel liegt – ob KI, Prozessoptimierung oder Strategie.